De agenda en de kalender zijn instrumenten waar de mensheid al duizenden jaren mee bezig is en waaraan lang goddelijke krachten aan zijn toegemeten. Iets van dat goddelijke straalt er nog steeds vanaf en voor velen is de agenda iets magisch. Dat geldt ook voor een volle en drukke agenda.
Inhoudsopgave
Een agenda is bij uitstek ook de plek waar het persoonlijke en het professionele zich moeten mengen als olie en water. Ook is een agenda een instrument wat orde in de chaos kan brengen, maar ook weer snel ontspoort als de deelnemers (of beschikbare ruimtes) ontbreken door ziekte, te laat komen of vergissingen.
In dit artikel leg ik de verschillende vormen uit die digitale agenda’s en kalenders digitaal aan kunnen nemen. Om persoonlijke en professionele afspraken te plannen en te beheren. De agenda’s zelf, de soorten van uitnodigingen, het plannen van afspraken en reserveringen, roosters en publieke agenda’s. Het helpt je de stroom van items, die je agenda vullen, goed in kaart te brengen.
Digitale agenda applicaties
De elementairste bouwstenen zijn natuurlijk de digitale agenda’s zelf. Dat wat mensen gebruiken om afspraken in te boeken en te beheren, via computer en mobiele telefoon. En eigenlijk moet je dan wel het programma nog onderscheiden van een agendaserver. Je kunt prima een Google Calendar bekijken via je Apple Agenda. (Of Exchange, Office 365, iCloud).
Er zijn verschillende digitale agenda- of kalender-apps die mensen gewoonlijk gebruiken om hun agenda’s te beheren. Marktaandelen voor agenda-apps zijn moeilijk te bepalen omdat ze afhangen van verschillende factoren zoals het platform, de regio en het type gebruiker.
Hier zijn echter enkele ruwe schattingen gemaakt met beschikbare gegevens:
- Google Calendar: Vanaf januari 2021 zou Google Calendar wereldwijd de meest gebruikte agenda-app zijn, met meer dan 500 miljoen maandelijkse actieve gebruikers.
- Apple Agenda: Apple Agenda is de vooraf geïnstalleerde agenda-app op Apple-apparaten, waaronder iPhones, iPads en Mac-computers. In 2021 had Apple wereldwijd naar schatting 1,65 miljard actieve apparaten, wat wijst op een aanzienlijke gebruikersbasis voor de Apple Agenda-app.
- Microsoft Outlook: Microsoft Outlook is een populaire agenda-app onder zakelijke gebruikers en wordt vaak gebruikt in bedrijfsomgevingen. Volgens het winstverslag van Microsoft over Q4 2021 had Microsoft 365 300 miljoen betaalde exemplaren, waaronder toegang tot de kalenderfunctie van Outlook.
Enkele andere toepassingen (clients) zijn BusyCal en Fantastical. Vaak zijn de belangrijkste agenda’s ook beschikbaar als webpagina, als onderdeel van webmail.
Ik zal eerst uitleggen hoe een digitale agenda eigenlijk gevuld wordt.
Afspraken en reserveringen plannen
De volle agenda is een bekend probleem. Maar hoe raken digitale agenda’s eigenlijk gevuld? Ik zie deze manieren:
- Zelf een item aanmaken
- Een item wordt gedeeld
- Items staan in een publieke of gedeelde agenda
Voor punt twee kan het zijn dat er gezamenlijk iets gepland wordt (Doodle/Datumprikker) of dat je je inschrijft in een agenda (Calendly). In beide gevallen ontvang je uiteindelijk een item om in je agenda te voegen.
En als je ergens wordt ingeroosterd, voor familie, school of werk, dan staan deze items meestal in een vastliggende kalender of een gedeelde agenda waar je wat meer vrijheid hebt.
Uitnodigingen die gedeeld worden
Dus naast het zelf aanmaken van een afspraak kun je ook een uitnodiging gedeeld krijgen. Voor een 1-op-1 afspraak of met een groep.
Uitnodigingen die gedeeld worden zijn een item dat je krijgt toegezonden of dat op een webpagina staat. Het verzoek of evenement bevat details zoals de datum, tijd, plaats en het doel van de bijeenkomst, en de ontvanger(s) kunnen ervoor kiezen de uitnodiging te accepteren of te weigeren.
Deze agenda-items krijg je zodra je deelneemt aan een evenement zoals een concert, trein- of vliegreis, cursus of vergadering. Bijvoorbeeld als je deelneemt via Facebook, LinkedIn of Hopin.
Ook applicaties zoals Datumprikker en Calendly zullen een item met je delen zodat het in je digitale agenda terecht zal komen. En steeds vaker zijn er online events die een agenda delen waaruit je sessies kan kiezen.
Online en offline uitnodigingen
Er zijn twee varianten van zo’n uitnodiging. De eerste is een ICS-bestand dat je lokaal opent en opslaat, en de tweede is een uitnodiging voor Google Agenda. Ze zijn moeilijk uit elkaar te houden, ik heb een artikel geschreven over het verschil tussen ICS en Google uitnodigingen.
Toepassingen zoals Datumprikker
Voor het plannen van een afspraak zal er na enig overleg, bijvoorbeeld via e-mail of WhatsApp, een datum gezocht worden. Daarvoor zijn er toepassingen zoals Doodle of Datumprikker die werken met een poll of peiling.
Situaties waarvoor dit handig is zijn:
- Vergaderingen plannen
- Evenementen plannen (feestjes, workshops of conferenties)
- Interviews plannen (recruiters)
- Reizen regelen
- Overleg regelen (advocaten, artsen of consultants)
In het algemeen zijn tools als Doodle en Datumprikker nuttig in elk scenario waarin planning en coördinatie nodig zijn. Ze kunnen tijd besparen en frustratie verminderen door het vinden van een voor beide partijen aanvaardbare tijd voor vergaderingen, evenementen of andere soorten afspraken te vereenvoudigen.
Als de afspraak door iedereen in de groep is bevestigd (of de meerderheid) dan kan deze afspraak opgeslagen worden in de digitale agenda.
Scheduling software, zoals Calendly
Het is een soort softwaretoepassing ontworpen om het proces van het plannen van vergaderingen of afspraken te vereenvoudigen door gebruikers in staat te stellen gemakkelijk beschikbare tijdslots te bekijken en afspraken of vergaderingen met anderen te boeken. Voorbeelden zijn Calendly, Microsoft Bookings en Acuity van Squarespace.
Planning of afspraak scheduling software is steeds populairder geworden in zowel persoonlijke en zakelijke leven, met een aanzienlijke toename van de toepassing in de afgelopen jaren. In het persoonlijke leven, wordt scheduling software vaak gebruikt om afspraken te plannen met artsen, tandartsen, consultants, coaches en andere dienstverleners.
Goed om te weten is dat deze tools aan de achterkant vaak gekoppeld zijn met de digitale agenda van de professional die zich aanbiedt. Als deze persoon niet beschikbaar is volgens de agenda zal de beschikbare tijd ook verdwijnen.
Overigens is lang niet iedereen dol op dit soort hulpmiddelen. Een groot deel van de mensen vindt het ongepast en onbeleefd om opgezadeld te worden met het vinden van een vrij plekje in de agenda van iemand anders. Persoonlijk denk ik dat Calendly heel zinvol is, maar je moet het voorzichtig gebruiken en het niet aan mensen opdringen. Ik gebruik het om afspraken te maken om nieuwe mensen te ontmoeten.
Online events
De manier waarop we omgaan met evenementen heeft een flinke verschuiving ondergaan. Online evenementen zijn de standaard en bieden gemak, wereldwijd bereik en flexibiliteit. Deze virtuele bijeenkomsten omvatten alles van webinars en workshops tot conferenties en productlanceringen.
Nu steeds meer organisaties de virtuele wereld omarmen, is de behoefte aan efficiënt evenementenbeheer nog nooit zo groot geweest. Software voor evenementbeheer, zoals Cvent, Goldcast en Eventbrite, vormt de basis van deze virtuele ervaringen.
Een functie van deze tool is de integratie van evenementschema’s met digitale kalenders. Deelnemers ontvangen opgemaakte agenda-uitnodigingen, compleet met vaste evenementtijden en sessiedetails.
Deze integratie verenigd gestructureerde schema’s en de flexibiliteit van deelnemers. Deelnemers kunnen het aanbod aan sessies verkennen en de sessies kiezen die aansluiten bij hun interesses en beschikbaarheid. De individuele items gaan dan in de digitale agenda.
Gedeelde en publieke agenda’s
Op bovenstaande vormen heb je nog wel enige controle. Dat geldt vaak niet voor gedeelde agenda’s, roosters en openbare agenda’s. Die kun je wel raadplegen, maar meestal niet bewerken. Om deze in je digitale agenda te hebben neem je meestal een soort van abonnement.
Gedeelde agenda’s
Gedeelde agenda’s zijn krachtige hulpmiddelen die individuen en teams in staat stellen om naadloos samen te werken en effectief te plannen. Met deze agenda’s kunnen meerdere personen toegang krijgen tot dezelfde agenda en kunnen ze gezamenlijk afspraken, evenementen en deadlines beheren. Dit type agenda is met name handig wanneer mensen samenwerken aan projecten, gezamenlijke evenementen organiseren of simpelweg hun persoonlijke en zakelijke schema’s willen coördineren.
Deze gedeelde agenda’s bieden verschillende niveaus van toegangsrechten. Sommige deelnemers kunnen mogelijk alleen afspraken bekijken, terwijl anderen de mogelijkheid hebben om nieuwe items toe te voegen en bestaande te bewerken. Dit flexibele systeem maakt het mogelijk om informatie te delen zonder in te boeten aan beveiliging of controle.
Gedeelde agenda’s kunnen diverse toepassingen hebben. Ze worden vaak gebruikt in zakelijke omgevingen om teamactiviteiten en deadlines te beheren. Ook op persoonlijk vlak zijn ze waardevol, zoals in het geval van partners die zowel persoonlijke als zakelijke verplichtingen moeten coördineren. Het vermogen om real-time wijzigingen te zien en direct te reageren, maakt gedeelde agenda’s tot een essentiële tool voor moderne samenwerking en planning.
Roosters
Roostersoftware, ook wel bekend als werknemersplanning software, helpt organisaties bij het beheren van werknemersschema’s, diensten en vrije tijd. Vooral bedrijven met per uur of ploegendienst werknemers, zoals winkels, restaurants en zorginstellingen, maken gebruik van deze tools.
De software verbetert de efficiëntie, vermindert fouten en bespaart tijd bij personeelsplanning. Het automatiseert handmatige processen, waardoor bedrijven zich kunnen concentreren op andere kernaspecten van hun activiteiten.
Scholen gebruiken ook roostersoftware om lesroosters, toewijzingen van leraren aan klassen en beschikbaarheid bij te houden. Het beheert vervangingsopdrachten en volgt professionele ontwikkelingsuren van leraren.
Naast roosters kunnen deze programma’s ook aanwezigheid van leerlingen volgen en buitenschoolse activiteiten beheren.
Enkele voorbeelden zijn SOM en Magister.
Familieplanners
Digitale familieplanners hebben de manier waarop gezinnen hun drukke levens beheren revolutionair veranderd. Deze moderne tools gaan verder dan traditionele kalenders en gedeelde agenda’s, doordat ze speciaal zijn ontworpen om de complexe planning van gezinsactiviteiten te stroomlijnen.
Met digitale familieplanners kunnen alle gezinsleden op één plek hun afspraken, evenementen en taken bijhouden. Wat deze planners onderscheidt, zijn de extra mogelijkheden die zijn afgestemd op de behoeften van gezinnen. Ze bieden vaak kleurcodering om elk gezinslid te identificeren, meldingen voor naderende activiteiten en de mogelijkheid om boodschappenlijstjes en to-do’s te delen. Sommige platforms bieden zelfs integratie met andere apps en diensten, zoals boodschappenlevering of locatietracking, om het gezinsleven nog meer te vereenvoudigen.
Met de toename van werk-, school- en vrijetijdsactiviteiten is het coördineren van familieagenda’s nog nooit zo cruciaal geweest. Digitale familieplanners voldoen aan deze behoefte door gezinnen in staat te stellen op een gestroomlijnde en georganiseerde manier samen te werken. Of het nu gaat om het plannen van ouderavonden, sportevenementen of gezinsuitjes, deze tools dragen bij aan een soepel en goed georganiseerd gezinsleven.
Voorbeelden van familieplanners zijn: Cozi, FamilyWall, TimeTree.
Openbare kalenders
Openbare kalenders zijn kalenders die iedereen kan bekijken of openen. Deze kalenders kunnen worden gebruikt om informatie over evenementen, afspraken, vergaderingen en andere soorten geplande activiteiten te delen.
Hier zijn enkele veel voorkomende gebruikssituaties voor openbare kalenders:
- Openbare evenementen
- Gemeentelijke kalenders
- Persoonlijke kalenders (van een ander)
In het algemeen kunnen openbare kalenders een nuttig instrument zijn voor het delen van planningsinformatie met anderen, het promoten van evenementen en het verbeteren van de communicatie en samenwerking binnen een groep of gemeenschap.
Ik gebruik ze om de verjaardagen van mijn contacten in de agenda te zetten, publieke feestdagen bij te houden en mijn boekingen voor vliegtuig en hotel. Maar ook de kalenders voor voetbalwedstrijden en tv-uitzendingen zijn populair.
In de app van Schedjoules zitten tientallen kalenders waarop je een abonnement kunt nemen:
Tot besluit
Digitale uitnodigingen, agenda’s en kalenders komen in meerdere soorten en maten. Ze brengen de nodige structuur aan en bieden de mogelijkheid om groepen mensen efficient en effectief bij elkaar te brengen.
Maar ze zijn ook een genre op zichzelf en nog niet zo makkelijk om goed in te zetten. Ze zijn onderhevig aan sociale dynamiek, rangorde en de grillen van de mens. Hierdoor kunnen ze soms meer werk veroorzaken dan dat ze wegnemen. Ook is het door de vele opties soms zo ingewikkeld dat mensen terugvallen op pen en papier.
En nog iets, digitale agenda’s lopen sneller vol lijkt het, vooral als anderen er directe toegang toe hebben.
Verschil kalender en agenda
Een kalender biedt een bredere weergave van de tijd en belangrijke datums gedurende een jaar, terwijl een agenda gericht is op het beheren en plannen van specifieke afspraken en taken binnen die tijd.