De agenda en de kalender zijn instrumenten waar de mensheid al duizenden jaren mee bezig is en waaraan lang goddelijke krachten aan zijn toegemeten. Iets van dat goddelijke straalt er nog steeds vanaf en voor velen is de agenda iets magisch. Dat geldt ook voor een volle en drukke agenda.
Een agenda is bij uitstek ook de plek waar het persoonlijke en het professionele zich moeten mengen als olie en water. Ook is een agenda een instrument wat orde in de chaos kan brengen, maar ook weer snel ontspoort als de deelnemers (of beschikbare ruimtes) ontbreken door ziekte, te laat komen of vergissingen.
In dit artikel neem ik je mee langs de verschillende vormen die digitale agenda’s en kalenders digitaal aan kunnen nemen. Om persoonlijke en professionele afspraken te plannen en te beheren. De agenda’s zelf, de soorten van uitnodigingen, het plannen van afspraken en reserveringen, roosters en publieke agenda’s. Het helpt je de stroom van items, die je agenda vullen, goed in kaart te brengen.
Digitale agenda’s
De elementairste bouwstenen zijn natuurlijk de digitale agenda’s zelf. Dat wat mensen gebruiken om afspraken in te boeken en te beheren, via computer en mobiele telefoon. En eigenlijk moet je dan wel het programma nog onderscheiden van een agendaserver. Je kunt prima een Google Calendar bekijken via je Apple Agenda. (Of Exchange, Office 365, iCloud).
Er zijn verschillende digitale agenda- of kalender-apps die mensen gewoonlijk gebruiken om hun agenda’s te beheren. Marktaandelen voor agenda-apps zijn moeilijk te bepalen omdat ze afhangen van verschillende factoren zoals het platform, de regio en het type gebruiker.
Hier zijn echter enkele ruwe schattingen gemaakt met beschikbare gegevens:
- Google Calendar: Vanaf januari 2021 zou Google Calendar wereldwijd de meest gebruikte agenda-app zijn, met meer dan 500 miljoen maandelijkse actieve gebruikers.
- Apple Agenda: Apple Agenda is de vooraf geïnstalleerde agenda-app op Apple-apparaten, waaronder iPhones, iPads en Mac-computers. In 2021 had Apple wereldwijd naar schatting 1,65 miljard actieve apparaten, wat wijst op een aanzienlijke gebruikersbasis voor de Apple Agenda-app.
- Microsoft Outlook: Microsoft Outlook is een populaire agenda-app onder zakelijke gebruikers en wordt vaak gebruikt in bedrijfsomgevingen. Volgens het winstverslag van Microsoft over Q4 2021 had Microsoft 365 300 miljoen betaalde exemplaren, waaronder toegang tot de kalenderfunctie van Outlook.
Enkele andere toepassingen zijn BusyCal en Fantastical. Natuurlijk zijn de belangrijkste agenda’s ook beschikbaar als webpagina, als onderdeel van webmail.
Bij wat onderzoek op Twitter, viel me op dat veel mensen ook nog, naast de digitale agenda, een papieren agenda gebruiken. Voor zichzelf, maar zeker ook voor het gezin. En gescheiden digitale agenda’s: eentje voor thuis, eentje voor werk. Ook leerde ik over een voor mij nieuwe groep van software, de familie planner (Cozy, FamilyWall, TimeTree).
Ik zal eerst uitleggen hoe een digitale agenda eigenlijk gevuld wordt.
Afspraken en reserveringen plannen
De volle agenda is een bekend probleem. Maar hoe raken digitale agenda’s eigenlijk gevuld? Ik zie deze manieren:
- Zelf een item aanmaken
- Een item wordt gedeeld
- Items staan in een publieke agenda
Voor punt twee kan het zijn dat er gezamenlijk iets gepland wordt (Doodle/Datumprikker) of dat je je inschrijft in een agenda (Calendly). In beide gevallen ontvang je uiteindelijk een item om in je agenda te voegen.
En als je ergens wordt ingeroosterd, voor school of werk, ontvang je meestal een item via publieke kalender of server.
Eenmalig verstuurde uitnodigingen, lokaal of op een server
Ooit waren ook digitale agenda’s offline, maar tegenwoordig kun je wel aannemen dat er aan de achterkant een server wordt gebruikt. Tenzij iemand principieel is en bijvoorbeeld om redenen van privacy, voor zichzelf en degenen met wie afspraken zijn, de voorkeur geeft aan een lokale agenda.
Uitnodigingen die eenmalig worden verstuurd zijn een item dat je krijgt toegezonden of dat op een webpagina staat. Het verzoek of evenement bevat details zoals de datum, tijd, plaats en het doel van de bijeenkomst, en de ontvanger(s) kunnen ervoor kiezen de uitnodiging te accepteren of te weigeren.
Deze agenda-items krijg je zodra je deelneemt aan een evenement zoals een concert, trein- of vliegreis, cursus of vergadering. Bijvoorbeeld als je deelneemt via Facebook of LinkedIn.
Er zijn twee varianten van zo’n uitnodiging. Het eerste is de een ICS-bestand dat je lokaal opent en opslaat en de tweede is een uitnodiging voor Google Calendar. Ze zijn moeilijk uit elkaar te houden omdat agenda’s meestal weer met een server verbonden zijn en dus is een ICS het meest zekere. Zie hieronder een voorbeeld van Zoom:
Gesynchroniseerde uitnodigingen
Naast de gewone afspraken die je maakt door ze te noteren in je digitale agenda zijn er agenda’s waar afspraken door anderen ingezet worden, zoals bedrijven die bijvoorbeeld Outlook gebruiken, maar ook gedeelde afspraken binnen Google Calendar.
Deze gesynchroniseerde vergaderverzoeken doorgaans gedeeld via een gedeelde agenda of planningstool, en wordt de informatie automatisch bijgewerkt voor alle deelnemers. Dit betekent dat elke wijziging die een deelnemer aanbrengt in de details van de vergadering automatisch wordt bijgewerkt voor alle andere deelnemers.
Als een teamlid bijvoorbeeld de vergadertijd of plaats aanpast, krijgen alle andere teamleden die voor de vergadering zijn uitgenodigd een automatische melding van de wijziging. Dit zorgt ervoor dat iedereen op de hoogte is en voorkomt verwarring of gemiste vergaderingen.
Google Calendar of ICS-bestandje
Als iemand je via e-mail een uitnodiging stuurt via Google Calendar dan kun je op twee manieren reageren. Je kun op “ja” drukken en dan wordt de uitnodiging in Google Calendar opgeslagen. Of je kunt op het ICS-bestandje drukken en dan kun je kiezen in welke agenda je iets wil opslaan.
In het eerste geval kunnen aanpassingen worden gemaakt door jou en de anderen. In het tweede geval niet. Het is een keuze die je meer greep geeft.
Toepassingen zoals Datumprikker
Voor het plannen van een afspraak zal er na enig overleg, bijvoorbeeld via e-mail of WhatsApp, een datum gezocht worden. Daarvoor zijn er toepassingen zoals Doodle of Datumprikker die werken met een poll of peiling.
Situaties waarvoor dit handig is zijn:
- Vergaderingen plannen
- Evenementen plannen (feestjes, workshops of conferenties)
- Interviews plannen (recruiters)
- Reizen regelen
- Overleg regelen (advocaten, artsen of consultants)
In het algemeen zijn tools als Doodle en Datumprikker nuttig in elk scenario waarin planning en coördinatie nodig zijn. Ze kunnen tijd besparen en frustratie verminderen door het vinden van een voor beide partijen aanvaardbare tijd voor vergaderingen, evenementen of andere soorten afspraken te vereenvoudigen.
Als de afspraak door iedereen in de groep is bevestigd (of de meerderheid) dan kan deze afspraak opgeslagen worden in de digitale agenda.
Scheduling software, zoals Calendly
Het is een soort softwaretoepassing ontworpen om het proces van het plannen van vergaderingen of afspraken te vereenvoudigen door gebruikers in staat te stellen gemakkelijk beschikbare tijdslots te bekijken en afspraken of vergaderingen met anderen te boeken.
Planning of afspraak scheduling software is steeds populairder geworden in zowel persoonlijke en zakelijke leven, met een aanzienlijke toename van de toepassing in de afgelopen jaren. In het persoonlijke leven, wordt scheduling software vaak gebruikt om afspraken te plannen met artsen, tandartsen, consultants, coaches en andere dienstverleners.
Goed om te weten is dat deze tools aan de achterkant vaak gekoppeld zijn met de digitale agenda van de professional die zich aanbiedt. Als deze persoon niet beschikbaar is volgens de agenda zal de beschikbare tijd ook verdwijnen.
Trouwens is lang niet iedereen gecharmeerd van dit soort instrumenten. Een flink deel van de mensen vindt het onbehoorlijk en onbeleefd om opgezadeld te worden met het vinden van een vrij plekje in iemands anders zijn/haar agenda.
Roosters
Op bovenstaande vormen heb je nog wel enige controle. Dat geldt vaak niet voor roosters.
Rooster software, ook bekend als werknemer scheduling software, is een soort software die helpt organisaties beheren werknemer schema’s, verschuivingen, en vrije tijd. Deze tools worden meestal gebruikt door bedrijven met per uur of shift-gebaseerde werknemers, zoals winkels, restaurants en zorginstellingen.
In het algemeen kan roostersoftware bedrijven helpen de efficiëntie te verbeteren, fouten te verminderen en tijd te besparen bij het beheer van personeelsplanning. Door het automatiseren van veel van de handmatige processen die betrokken zijn bij de planning en het bijhouden van de tijd, kunnen bedrijven zich richten op andere belangrijke aspecten van hun activiteiten.
Scholen en universiteiten
Roostersoftware kan ook in scholen worden gebruikt. Veel scholen gebruiken roostersoftware om de roosters van leraren, personeel en ander personeel te beheren.
Roostersoftware kan bijvoorbeeld worden gebruikt voor het maken en beheren van lesroosters, het toewijzen van leraren aan specifieke klassen en het bijhouden van beschikbaarheid van leraren en verlofaanvragen. Het kan ook worden gebruikt om vervangende leraar opdrachten en track leraar professionele ontwikkeling uur.
Naast roosters kan roostersoftware worden gebruikt om andere gerelateerde taken te beheren, zoals het bijhouden van de aanwezigheid van leerlingen en het beheer van buitenschoolse activiteiten.
Enkele voorbeelden zijn SOM en Magister.
Openbare kalenders
Openbare kalenders zijn kalenders die iedereen kan bekijken of openen. Deze kalenders kunnen worden gebruikt om informatie over evenementen, afspraken, vergaderingen en andere soorten geplande activiteiten te delen.
Hier zijn enkele veel voorkomende gebruikssituaties voor openbare kalenders:
- Zakelijke kalenders
- Openbare evenementen
- Gemeentelijke kalenders
- Persoonlijke kalenders
In het algemeen kunnen openbare kalenders een nuttig instrument zijn voor het delen van planningsinformatie met anderen, het promoten van evenementen en het verbeteren van de communicatie en samenwerking binnen een groep of gemeenschap.
Ik gebruik ze om de verjaardagen van mijn contacten in de agenda te zetten, publieke feestdagen bij te houden en mijn boekingen voor vliegtuig en hotel. Maar ook de kalenders voor voetbalwedstrijden en tv-uitzendingen zijn populair.
In de app van Schedjoules zitten tientallen kalenders waarop je een abonnement kunt nemen:
Samenvatting
Digitale uitnodigingen, agenda’s en kalenders komen in meerdere soorten en maten. Ze brengen de nodige structuur aan en bieden de mogelijkheid om groepen mensen efficient en effectief bij elkaar te brengen.
Maar ze zijn ook een genre op zichzelf en nog niet zo makkelijk om goed in te zetten. Ze zijn onderhevig aan sociale dynamiek, rangorde en de grillen van de mens. Hierdoor kunnen ze soms meer werk veroorzaken dan dat ze wegnemen. Ook is het door de vele opties soms zo ingewikkeld dat mensen terugvallen op pen en papier.
En nog iets, digitale agenda’s lopen sneller vol lijkt het, vooral als anderen er directe toegang toe hebben.